TÍTULO II
CAPÍTULO I
De las Obligaciones Comunes a los que Ejercen el Comercio
ARTÍCULO 234.- Los que ejercen el comercio contraen las siguientes obligaciones:
a) Inscribir en el Registro Mercantil los documentos que se indican en el Capítulo siguiente;
b) Distinguir su establecimiento con su nombre, que puede ser, si se tratare de una sociedad, su razón social o denominación, debidamente registrada;
c) Llevar la contabilidad del negocio en orden y de conformidad con las siguientes disposiciones de este Código; y
d) Conservar los libros de contabilidad desde que se inician hasta cuatro años después del cierre del negocio, y conservar igualmente la correspondencia, las facturas y los demás comprobantes, por un período no menor de cuatro años contados a partir de sus respectivas fechas, salvo que hubiere juicio pendiente en que esos documentos se hubieren ofrecido como prueba.
CAPÍTULO II
Del Registro Mercantil
ARTÍCULO 235.- En el Registro Mercantil se inscribirán:
a) Las escrituras de constitución, prórroga, modificación o disolución de las sociedades comerciales y las empresas individuales de responsabilidad limitada, así como los documentos referentes a la fusión o transformación de sociedades;
b) El traspaso del interés de las sociedades en nombre colectivo, el de los comanditados en las sociedades en comandita, el de las cuotas de capital en las de responsabilidad limitada, cuando fuere del caso, y la protocolización del acta de creación de acciones no comunes en las sociedades anónimas;
c) Los poderes generales y generalísimos que otorguen los comerciantes, así como la revocación, sustitución, modificación o prórroga de los mismos;
d) Las escrituras en que conste el nombramiento, modificación o revocación de los poderes conferidos a los gerentes, administradores y representantes legales de sociedades comerciales, nacionales o extranjeras;
e) El nombramiento del consejo de administración de las sociedades anónimas;
f) Las patentes de corredores jurados;
g) Las capitulaciones matrimoniales que afecten a un comerciante, cuando en virtud de ellas se establezca comunidad de bienes con el otro cónyuge;
h) Las escrituras en que un comerciante reconozca cualquier deuda o derecho en favor de su cónyuge;
i) La sentencia de divorcio o separación de cuerpos que afecte a un comerciante, así como la escritura o sentencia en que se defina la liquidación de sus haberes en la sociedad conyugal;
j) Los mandamientos librados por autoridad judicial en que conste la declaración de quiebra de un comerciante o de una sociedad, así como la reposición de la misma o la rehabilitación del quebrado;
k) El nombramiento de curador en una quiebra; y
l) La habilitación concedida al menor o incapaz para ejercer el comercio y la modificación o revocación de ésta.
ARTÍCULO 235 bis.- Créase, en el Registro Mercantil del Registro Público de la Propiedad Inmueble, la Oficina de reserva de nombre, cuya finalidad será garantizar un derecho de prioridad en la utilización de nombres de personas jurídicas a que se refieren el inciso a) del artículo 10 y el artículo 17 de este Código.
La solicitud de reserva de nombre se hará en escritura pública o en documento privado, firmado por los interesados y autenticado por un notario público o bien únicamente firmado por él. Esta solicitud no devengará impuestos ni timbres, salvo los derechos que se fijen dentro de la Ley de Aranceles del Registro Público.
La solicitud deberá ser presentada por un notario ante la Oficina de reserva de nombre y surtirá el efecto de otorgar, al solicitante, un derecho provisional de prioridad para el uso del nombre reservado.
A partir de la fecha en que se apruebe la reserva de nombre, el notario tendrá un período de tres meses para la inscripción respectiva. El derecho de reserva caducará transcurrido este período.
El funcionamiento de esa Oficina estará sujeto a lo que para el afecto disponga el Reglamento de Organización del Registro Público.
(Así adicionado este artículo por el artículo 186 de la Ley No. 7764 del 17 de abril de 1998)
CAPÍTULO III
Del Registro de Muebles
ARTÍCULO 236.- Créase el Registro de Muebles con asiento en la ciudad de San José, que actuará conjuntamente con el Registro de Prendas.
ARTÍCULO 237.- Se inscribirán en este Registro todos aquellos muebles no fungibles que puedan identificarse ya sea por su número, serie o marca u otras características que lo describan.
ARTÍCULO 238.- La inscripción en este Registro será facultativa y se practicará cuando el propietario así lo solicite.
ARTÍCULO 239.- El registro llevará dos libros: uno de presentación de documentos y otro para practicar la respectiva inscripción. El primer asiento contendrá la descripción completa del mueble a fin de que pueda ser fácilmente identificado; y luego en asientos sucesivos se consignarán todas las demás operaciones ordenadas por las autoridades de carácter administrativo o judicial. Al margen del asiento respectivo se anotará inmediatamente que se reciba, todo documento que en cualquier forma afecte al mueble.
ARTÍCULO 240.- Todo documento que se refiera a un mueble inscrito afectará a terceros desde el momento en que se presente al Registro. La Oficina de Registro extenderá las certificaciones que pidan las autoridades de todo orden o los particulares, siempre que se presenten las especies fiscales correspondientes, salvo las que soliciten las autoridades de orden penal y de trabajo, que serán despachadas sin costo alguno.
ARTÍCULO 241.- La inscripción original, lo mismo que los siguientes traspasos devengarán como derecho de inscripción la suma de cinco colones y se harán en el papel y timbres correspondientes.
CAPÍTULO IV
Del Nombre Comercial
ARTÍCULO 242.- Todo comerciante ejercerá el comercio y suscribirá los documentos relativos a su giro, con un nombre que constituirá su distintivo comercial. Ningún comerciante podrá, individualmente, usar como razón comercial nombre distintivo del suyo.
ARTÍCULO 243.- El comerciante podrá inscribir en el Registro de Marcas de Comercio, su firma o nombre comercial. En ese caso, gozará de la protección que la ley respectiva otorga a todas las inscripciones que se practican en ese Registro.
ARTÍCULO 244.- Las nuevas firmas comerciales deberán distinguirse claramente de las ya establecidas y registradas. Si el nombre de algún comerciante que se proponga ejercer el comercio individualmente, fuere igual a otro inscrito como firma comercial, el nuevo comerciante deberá hacer lo necesario para diferenciarlo del ya registrado.
ARTÍCULO 245.- Independientemente de la inscripción en el Registro Mercantil, las sociedades, para gozar de la protección del Registro de Marcas de Comercio, deberán inscribir su razón o nombre comercial. La razón comercial de una sociedad en nombre colectivo, a falta de apellido de todos los socios, debe contener al menos, el de alguno de ellos con el aditamento "y Compañía", "y Hermanos", "e Hijos" u otro semejante. La razón social de una compañía en comandita, debe contener el apellido de uno por lo menos de los comanditados y un aditamento que indique que la sociedad es de esta clase. No podrá contener otros nombres que los de los socios ilimitadamente responsables.
Las sociedades por acciones no tendrán razón social, sino un nombre distintivo de su objeto o finalidad, o cualquier otro que los socios tengan por conveniente.
En las sociedades de responsabilidad limitada se puede usar indistintamente razón social o denominación, pero siempre con el aditamento "Responsabilidad Limitada" u otro semejante.
ARTÍCULO 246.- La razón comercial no podrá contener indicación de empresas que no estén relacionadas con el negocio a que corresponde. Tampoco se podrá conservar en la razón comercial la indicación de un negocio que se haya modificado totalmente.
ARTÍCULO 247.- Si el comercio se ejerciere por una o varias personas conjuntamente, la razón comercial no deberá contener mención alguna que pudiera hacer creer en la existencia de una sociedad. Esta disposición se aplicará aun en el caso de traspaso de un establecimiento por parte de una sociedad.
ARTÍCULO 248.- El causahabiente de una firma comercial podrá continuar usándola, siempre que expresamente indique su calidad de sucesor.
ARTÍCULO 249.- Cuando en una sociedad que no sea anónima hubiere modificación por separación o muerte de un socio, cuyo nombre figure en la razón social, podrá continuar sin alteración el distintivo social, previo asentimiento del socio que se retira o de sus herederos, agregando entonces a la razón social la palabra "Sucesores". En tal caso, debe otorgarse la respectiva escritura, publicar su extracto en el periódico oficial e inscribirla en el Registro Mercantil.
ARTÍCULO 250.- El uso ilegal de una razón de comercio debidamente registrada, da derecho al propietario para pedir la prohibición de su empleo y las indemnizaciones consiguientes, sin perjuicio de la acción penal correspondiente.
CAPÍTULO V
De la Contabilidad y de la Correspondencia
ARTÍCULO 251.- Sin perjuicio de los libros que la ley del Impuesto sobre la Renta exige a toda persona natural o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar otros legalizados por la Tributación Directa, en que se consignen en forma fácil, clara y precisa sus operaciones comerciales y su situación económica. A este efecto los siguientes son indispensables: un libro de Balances e Inventarios, un Diario y un Mayor que deberán ser encuadernados y foliados. Podrán además llevar las hojas columnares y los libros o registros auxiliares que consideren necesarios. Para tales auxiliares no es necesario el requisito de legalización. El comerciante puede llevar un libro de Caja, que no estará sujeto a las prescripciones de este Capítulo.
ARTÍCULO 252.- Las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada deben llevar un libro de actas de asambleas de socios.
Las sociedades anónimas deberán llevar un libro de actas del consejo de administración y, si hubieren emitido obligaciones, el libro de registro correspondiente.
Todos estos libros, así como el registro de socios, serán foliados y deberán legalizarse por la Dirección General de la Tributación Directa, para lo cual se presentará certificación de las respectivas inscripciones en el Registro Público.
(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No. 7201 del 10 de octubre de 1990)
ARTÍCULO 253.- Salvo que los estatutos indiquen otro consejero o administrador, el secretario de la junta directiva, en las sociedades anónimas, y el gerente, en las sociedades de responsabilidad limitada, serán depositarios del registro de socios, de actas de asambleas de socios y del consejo. Igual norma se observará respecto al gerente en las sociedades de responsabilidad limitada, y del tesorero en las sociedades anónimas, en cuanto a los libros de contabilidad y de registro de obligaciones.
La contabilidad deberá llevarla un contabilista legalmente autorizado, que puede ser el propio comerciante, quien, en ambos casos, responderá del contenido de los libros como si él personalmente los hubiere llevado.
(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No. 7201 del 10 de octubre de 1990)
ARTÍCULO 254.- En los libros debe escribirse en castellano, con claridad, en orden progresivo de fechas, sin dejar espacios en blanco, sin raspaduras ni entrerrenglonaduras. Cualquier equivocación u omisión que se cometa ha de salvarse por medio de un nuevo asiento en la fecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen del asiento equivocado, con tinta diferente, una nota indicando que esta errado y el folio donde se encuentra la corrección respectiva.
ARTÍCULO 255.- El libro de Inventarios se abrirá con la descripción exacta y detallada del dinero, valores, créditos, mercaderías, bienes muebles e inmuebles y demás que forman el activo al iniciar operaciones, lo mismo que de las deudas y toda clase de obligaciones que forman el pasivo, detallando, además, el capital neto resultante. En el mismo libro se registrará, cada fin de año fiscal, el nuevo inventario resultante al cierre del ejercicio. Este inventario, en sus diferentes cuentas, deberá coincidir con los saldos que ellas tuvieren en el libro de Balances.
ARTÍCULO 256.- En el Diario se asentará por primera partida, el resultado del inventario a que se refiere el artículo anterior. Igualmente o en registros auxiliares, seguirán asentándose en estricto orden cronológico todas las operaciones que se efectúen, debiendo el comerciante o industrial individual, particularizar los retiros de efectivo, los otros destinados a sus gastos personales o los de su familia, los que llevará en cuenta especial.
ARTÍCULO 257.- Al Mayor, que se llevará por debe y haber, se trasladarán por su orden, los asientos del Diario o registros auxiliares. De estos últimos se pueden hacer traslados totales resumidos. Podrán agruparse en una sola cuenta de Mayor y llevar al correspondiente Mayor Auxiliar aquellas partidas en que por afinidad y conveniencia proceda tal agrupación. Cada partida inscrita en el Mayor se referirá al folio del Diario en que se anotó, o al resumen del respectivo registro auxiliar.
ARTÍCULO 258.- En el libro de Balances se asentará por primera partida el Balance General de Situación del negocio o empresa al iniciar operaciones. Sucesivamente, cada año, al cierre de operaciones de su ejercicio fiscal, deberán asentarse los siguientes estados:
a) Balance de Comprobación, anterior al cierre de operaciones del Libro Mayor;
b) Estado de Ganancias y Pérdidas;
c) Balance General de Situación, posterior a dicho cierre; y
d) Estado de superávit o aplicación de sobrantes, en el caso de sociedades.
Dichos Balances y estados, los firmará, en ese libro, el dueño del negocio o de la actividad económica. Si se tratare de compañía colectiva, lo harán los socios; si de compañía en comandita, los socios de responsabilidad ilimitada; y si de anónima o de responsabilidad limitada, el contabilista encargado.
ARTÍCULO 259.- En el libro de Actas, que deberá ser encuadernado y foliado, se asentará la minuta detallada de cada asamblea ordinaria o extraordinaria, consignando:
1) Lugar y fecha en que se celebra la reunión;
2) Número de acciones o cuotas de capital que concurran a la asamblea;
3) Cómputo de votos; y
4) Acuerdos tomados, haciendo constar los votos salvados que se emitan.
ARTÍCULO 260.- Si se tratare de sesión de Junta Directiva, además de la fecha y lugar en que se celebra, se consignará el número de asistentes, haciéndolo constar si los acuerdos han sido tomados por unanimidad o por mayoría, consignando literalmente los votos salvados y las razones de los mismos, si así lo piden los interesados.
Si la escritura social no establece otra cosa, toda acta debe ir firmada por el que preside y por el secretario o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 261.- En los registros de socios se consignará la acción o cuota correspondiente al socio suscriptor o fundador y luego, en orden cronológico y sin dejar espacios, los traspasos sucesivos. Si los traspasos obedecen a un contrato o a una adjudicación, ya sea en juicio sucesorio, en remate público o por orden judicial, deberá presentarse el documento original o en su caso, certificación auténtica de la respectiva resolución, haciendo constar que se halla firme. Esos documentos se archivarán, poniendo la razón correspondiente en el asiento de traspaso.
Si la sociedad, a solicitud del adquirente, emitiera un nuevo certificado, deberá recoger y cancelar el documento traspasado.
Si no se emitiere un nuevo certificado a favor del adquirente, se dejará constancia de haber efectuado la anotación en los registros a favor del nuevo socio y se consignará en el documento el registro efectuado.
ARTÍCULO 262.- Se autoriza, con arreglo a lo dispuesto en este Capítulo, el uso de hojas sueltas en los demás libros, debiendo entenderse que cuando se dice libros, el término comprende también estas hojas, ya sea que estén encuadernadas o no. Estas hojas, rayadas según convenga en cada caso, deben ser numeradas consecutivamente y tener el nombre de la persona o sociedad a quien pertenezcan y cualquier otro detalle pertinente cuando se refieran a registros auxiliares. Cuando se trate de Mayores Auxiliares, deben tener el nombre de la persona a quien pertenecen y cualquier otro detalle pertinente.
ARTÍCULO 263.- Los libros sociales deberán presentarse antes de iniciarlos, a la Dirección General de la Tributación Directa, para su legalización en un registro especial.
(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No. 7201 del 10 de octubre de 1990)
ARTÍCULO 264.- Es absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliación de los libros a que este Capítulo se refiere. Cuando una o varias hojas se inutilizaren o anularen, no por eso dejarán de figurar en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.
ARTÍCULO 265.- Ninguna autoridad podrá inquirir si los libros de contabilidad se llevan arregladamente, ni hacer investigación o examen general de la contabilidad. Tampoco podrá decretarse la comunicación, entrega o reconocimiento general de libros, correspondencia y demás papeles y documentos, excepto en caso de quiebra o liquidación. Fuera de estos casos, sólo podrá ordenarse la exhibición de libros y documentos por autoridad judicial competente, a instancia de parte legítima o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto o cuestión que se ventile.
El reconocimiento se hará en el establecimiento del dueño de los libros, en su presencia o en la de un comisionado suyo, y se limitará a tomar copia de los asientos o papeles que tengan relación con el asunto ventilado.
Cuando se hayan llevado libros o registros especiales o auxiliares, puede ser ordenada su exhibición en los mismos términos y los mismos casos que los libros principales.
ARTÍCULO 266.- Se exceptúan de la regla contenida en el artículo anterior las revisiones que, dentro de las limitaciones de la ley, pueda hacer la Dirección General de la Tributación Directa para efectos fiscales.
ARTÍCULO 267.- Los libros prueban contra su dueño, pero el adversario no podrá aceptar unos asientos y desechar otros, sino que debe tomar el resultado que arrojen en su conjunto. Si entre los libros llevados por las partes no hubiere conformidad, y si los de una estuvieran a derecho y los de otra no, los asientos de los libros en regla harán fe contra los de los defectuosos, a no demostrarse lo contrario por otras pruebas admisibles en derecho. Si una de las partes no presentare sus libros o manifestare no tenerlos, harán fe contra ella los del adversario, siempre que estén llevados en debida forma, a no demostrar que la carencia de dichos libros procede de fuerza mayor o caso fortuito y salvo prueba eficaz contra los asientos exhibidos. Si los libros de ambas partes estuvieren igualmente arreglados y fueren contradictorios, el tribunal resolverá conforme a las demás probanzas.
ARTÍCULO 268.- La correspondencia pasiva debe ser archivada cuidadosamente conforme se reciba. En cuanto a la activa, el interesado deber dejar copia de toda carta o despacho que envíe.
ARTÍCULO 269.- En caso de venta del establecimiento o empresa, el nuevo propietario adquiere también los libros de contabilidad, los que puede seguir usando, si no resuelve abrir nueva contabilidad. Caso de que resuelva continuar los libros empezados, los presentará a la Tributación para que ponga constancia del traspaso y razón de pertenecer en adelante al nuevo propietario del negocio o empresa. Si resolviere abrir nuevos libros, también se presentarán los llevados hasta ese momento para que la Tributación Directa o su delegado, ponga la razón de cierre correspondiente, abriendo los nuevos conforme queda indicado.
ARTÍCULO 270.- La persona natural o jurídica, obligada a llevar libros, que cierre su negocio, liquidándolo, esta obligada a conservar los libros y correspondencia durante el término de cuatro años a contar del día en que termine la liquidación. Pero si hubiere juicio pendiente ante los tribunales, y éste continúa después de los cuatro años, estará obligada a
conservarlos por todo el término que dure el juicio.
Si hubiere traspaso de la empresa a un tercero y por tal motivo los libros y la correspondencia no estuvieren en poder del anterior dueño, y éste los necesitare, ya sea para plantear una demanda, o para contestar o exceptuarse de una que contra él se formule, el actual dueño estará obligado, aunque no sea parte en el juicio respectivo, a permitir a las autoridades judiciales obtener toda clase de copias o certificaciones que se requieran. El incumplimiento de esta obligación hará responder al tenedor de los libros, por los consiguientes daños y perjuicios.
ARTÍCULO 271.- Si fallece el comerciante o empresario, se presume que los libros, comprobantes y correspondencia, están en poder de los herederos. En caso de liquidación deben conservarlos los liquidadores por el tiempo indicado de cuatro años; y si se trata de quiebra, los conservará el juzgado respectivo. En todos estos casos, los tenedores de los libros y comprobantes, están obligados a exhibirlos en la misma forma que el dueño original, bajo pena de resarcir daños y perjuicios, si se negaren a hacerlo.